Communication budgétaire : rendez les dépenses utiles !

 

« A quoi ça sert pour l’administré ? » En utilisant cette question ultime comme ligne directrice dans la présentation des dépenses de la collectivité, la communication budgétaire prend un tour plus convaincant. C’est moins confortable que de s’abriter derrière une logique comptable, mais c’est aussi avec ce type de micro-combats qu’on convainc de l’utilité de toute la fonction publique territoriale.

Au-delà du contexte un peu populiste d’une élection présidentielle, il semblerait exister une croyance diffuse dans notre pays, selon laquelle il y aurait des fonctionnaires utiles et d’autres inutiles. Les premiers servent le public, l’éduquent, le nettoient, parfois même le sauvent. Les seconds alimentent la machine administrative, produisent des règles et documents que d’autres lisent et interprètent.

 

Des membres de ce deuxième groupe, on n’en connaît pas personnellement. Mais on sait qu’il y en a. Et cela alimente indirectement des programmes de bon sens axés sur « il faut réduire le nombre de fonctionnaires ». Bah oui, puisque ceux-là ne font rien, voire empêchent les autres de travailler ! Ceux-là qui ? puisque personne ne les a jamais vus ?

Ah mais si, ils sont répertoriés, tous les budgets des collectivités en attestent, il s’agit des « affaires générales », des « administration », des « divers ».

Oui, toutes ces catégories fourre-tout, celles qui nous arrangent bien pour agréger des chiffres qu’on ne sait pas trop où mettre, eh bien elles créent inconsciemment l’idée que certains fonctionnaires ne servent pas à grand-chose, en tout cas pas l’administré, mais plutôt l’administration.

Oui, dira le chargé de communication de bonne foi, mais comment présenter les choses autrement ? Il y en a bien des fonctionnaires qui bossent, dans les services supports, des agents de l’informatique, des finances, des ressources humaines, agissant dans l’ombre mais sans qui aucune mission directement au service du public ne pourrait être effectuée ! On ne peut quand même pas les cacher dans les graphiques ! La question paraît insoluble et les communicants renoncent souvent à la traiter, dressant une barre verticale « personnel » entre la vérité éclairante et l’ignorance (de bonne foi) du lecteur gaulois et donc mâtiné en série d’un léger fond de poujadisme.

Les collectivités, en particulier les responsables de la communication et des finances, ont une véritable responsabilité dans l’explication de l’action publique et trop souvent, ils ne l’appliquent pas à la présentation du budget.

C’est un exercice qui demande de la pédagogie, même s’il fait partie des figures imposées.

Et pour bien expliquer, il faut bien comprendre et savoir de quoi l’on parle. Il faut surtout avoir en tête que le budget représente la politique de la collectivité, les objectifs de ses élus et avoir envie de les faire partager.

Parmi ces objectifs, il y a rarement « nourrir la machine administrative ».

Alors comment bâtir un graphique par mission ou par champ d’action qui soit valorisant pour la collectivité, ses agents, ses élus ?

Ca donne à supprimer les dépenses de personnel impersonnelles

Quand on veut représenter les budgets de dépenses, on a souvent dans les histogrammes une grande barre représentant la masse salariale. Elle représente globalement 50 % des coûts de fonctionnement et ne veut pas dire grand-chose en elle-même si ce n’est donner l’idée  que « 50 % de mes impôts passent dans la paie de gens qui ne font rien ».

D’où l’idée de supprimer cette barre en la répartissant. Ainsi les communicants les plus perspicaces ou pédagogues demandent à leur responsable financier d’affecter les moyens humains à leur domaine d’action. Par exemple, les éducateurs sportifs au budget des sports. L’image donnée par le budget est déjà plus réaliste.

Mais les services support ? Ils restent affectés aux dépenses générales et le personnel devient impersonnel.

Comment faire autrement ?

La première solution est de passer sous silence les dépenses non affectées et de répartir le 100 % sur le reste. C’est insincère, ça manque de panache, et un jour ou l’autre on vous demandera : « mais où sont passés les X millions d’euros qu’il manque par rapport à votre budget ? » C’est louche, et avoir voulu le cacher augmente encore la suspicion (cf d’autres actualités nationales en ce moment...).

La meilleure solution est d’affecter les coûts indirects des services supports.

Mais comment ? Quelle clé de répartition utiliser ?

Pourquoi ne pas affecter le personnel des ressources humaines aux domaines d’activité en proportion du nombre d’agents qui y travaillent ?

Par exemple : Dans une collectivité de 400 agents, 4 agents travaillent aux ressources humaines et 20 agents au service des sports. La masse salariale affectée au sport pourra être celle du service des sports (somme des salaires des agents concernés) à laquelle on ajoute la part de la masse salariale du service des ressources humaines qui travaillent pour les agents des sports, soit 20/400 du coût de revient de ces 4 agents pour la collectivité.

La logique peut être transposée aux moyens et personnels du service des finances, affectés proportionnellement aux budgets des services.

De même pour le budget informatique, réparti en fonction des postes informatiques dans les services. Finie la barre « divers » !

Tous les agents servent à quelque chose, tous servent l’administré après que le communicant eut fait le lien jusqu’ici indirect entre le travail et son utilité ultime.

Ca donne à préférer les chiffres vrais aux chiffres exacts

Bon, autant vous prévenir tout de suite, quand vous allez présenter cet article à votre directeur financier, il va faire une crise cardiaque dans le meilleur des cas, vous étrangler dans le pire (ou vice-versa) ! Quoi ? Oser présenter au public des chiffres inexacts !?

Oui, il a raison, ces chiffres sont inexacts. La répartition des frais généraux n’est pas linéaire. Parce que les agents des ressources humaines passent plus de temps sur les dossiers des collègues aides à domicile souvent confrontées à des arrêts pour longue maladie que sur ceux des jeunes recrues en pleine forme. Parce que le service informatique a plus de travail sur les postes avec des applications métiers compliquées que sur ceux seulement dotés de la suite (Libre)Office. La répartition proportionnelle n’est pas fidèle à la réalité. Soit.

Eh bien tant pis ! Mieux vaut n’être pas tout à fait exact que complètement à côté de la plaque. Et la plaque, c’est donner du sens aux chiffres, leur faire raconter une histoire, une histoire vraie, celle de la collectivité.

Communiquer efficacement sur les budgets, c’est oublier la logique comptable pour privilégier celle des projets et des réalisations. C’est oublier les centimes pour faire ressortir les grandes masses, les dynamiques mises en œuvre, les changements apportés dans la gestion et la direction de la collectivité.

Petite concession au directeur financier, vous veillerez à montrer la fiabilité de votre logique en la rendant explicite. Ainsi, vous pouvez annoter votre graphique d’une mention discrète précisant « ventilation des charges générales par domaine d’activité ».

Sinon, quelqu’un pourrait vous faire remarquer que « vous avez oublié les dépenses de personnel ! » L’ignare…